Was wir für Ihr Unternehmen tun!

HaWaGo e.K. unterstützt kleine und mittlere Unternehmen dabei, digitale Potenziale zu erkennen und in funktionierende Lösungen zu verwandeln. Statt komplizierter Konzepte setzen wir auf verständliche, praxisnahe Schritte, die Ihren Arbeitsalltag spürbar erleichtern.

Digitalisierungsberatung

Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir Ihre aktuelle Situation und ermitteln strukturiert Ihren konkreten Digitalisierungsbedarf. Dabei identifizieren wir relevante Potenziale in Ihren Prozessen und priorisieren diese realistisch nach Aufwand und Nutzen.

Auf dieser Basis bewerten wir Chancen und Risiken und leiten konkrete, umsetzbare Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen ab.

Mit Weitblick, System und Pragmatismus unterstützen wir Sie bei:

Technologieauswahl
Auswahl geeigneter Tools und Plattformen passend zu Ihren Anforderungen
Konzepterstellung
Entwicklung einer klaren Roadmap mit sinnvollen Meilensteinen und Zeitplan
Implementierungsbegleitung
Unterstützung bei der Einführung digitaler Lösungen und Begleitung der Umsetzung
Change Management
Einbindung und Schulung der Mitarbeitenden, um Akzeptanz zu fördern und Reibungsverluste zu reduzieren
Erfolgskontrolle und Weiterentwicklung
Überprüfung der Ergebnisse und kontinuierliche Verbesserung der eingeführten Lösungen

Prozessautomatisierung

Gemeinsam identifizieren wir wiederkehrende, manuelle und zeitaufwändige Prozesse in Ihrem Unternehmen und prüfen, welche Abläufe sich sinnvoll automatisieren lassen. Der Fokus liegt dabei auf stabilen, klar definierten Prozessen mit messbarem Nutzen für Fachbereiche und Organisation.

Auf Basis der Analyse entwickeln wir pragmatische Automatisierungslösungen, die bestehende Anwendungen und Systeme einbeziehen – ohne diese zu ersetzen. Digitale Assistenten und RPA-Lösungen übernehmen standardisierte Tätigkeiten wie Dateneingaben, Prüfungen, Abgleiche oder Berichtserstellungen und entlasten so Ihre Mitarbeitenden im Tagesgeschäft.

Wir begleiten Sie von der Auswahl geeigneter Automatisierungsansätze über die Umsetzung bis hin zur sicheren Etablierung im laufenden Betrieb. Dabei legen wir Wert auf Transparenz, Nachvollziehbarkeit und eine schrittweise Einführung, die sich an Ihren internen Abläufen orientiert.

Unsere Leistungen im Bereich Prozessautomatisierung umfassen:

Prozessanalyse und Automatisierungspotenzial
Identifikation geeigneter Prozesse und realistische Bewertung von Aufwand und Nutzen
Konzeption automatisierter Abläufe
Entwicklung stabiler, wartbarer Automatisierungsszenarien
Umsetzung mit RPA / digitalen Assistenten
Einführung automatisierter Prozesse innerhalb bestehender Systemlandschaften
Einführung und Begleitung der Fachbereiche
Unterstützung bei Nutzung, Akzeptanz und Übergang in den Regelbetrieb
Überwachung und Weiterentwicklung
Sicherstellung der Prozessstabilität und kontinuierliche Optimierung

Dokumentenverarbeitung mit EMMA & BluDelta

Viele Geschäftsprozesse basieren auf der Verarbeitung von Dokumenten wie Rechnungen, Lieferscheinen, Verträgen oder Berichten. Häufig sind diese Dokumente unterschiedlich aufgebaut, liegen in verschiedenen Formaten vor und erfordern manuelle Prüf- und Erfassungsschritte.

Mit der Kombination aus EMMA als digitalem Prozessassistenten und BluDelta zur intelligenten Dokumentenanalyse automatisieren wir diese Abläufe strukturiert und nachvollziehbar. Dokumente werden aus unterschiedlichen Quellen übernommen, inhaltlich analysiert, relevante Informationen extrahiert und direkt in nachgelagerte Systeme oder Prozesse überführt.

EMMA steuert dabei den gesamten Prozessablauf – von der Dokumentenübernahme über Prüf- und Freigabeschritte bis hin zur Weiterverarbeitung oder Archivierung. BluDelta übernimmt die inhaltliche Erkennung und Klassifikation der Dokumente, auch bei variierenden Layouts oder unstrukturierten Inhalten.

Ziel ist es, manuelle Tätigkeiten zu reduzieren, Fehlerquellen zu minimieren und Durchlaufzeiten deutlich zu verkürzen. Die Lösungen integrieren sich in bestehende Systemlandschaften und werden schrittweise eingeführt, sodass Fachbereiche frühzeitig eingebunden werden und die Prozesse nachhaltig im Arbeitsalltag verankert sind.

Unsere Leistungen im Bereich der automatisierten Dokumentenverarbeitung umfassen:

Analyse dokumentenbasierter Prozesse
Identifikation geeigneter Anwendungsfälle und Bewertung von Aufwand und Nutzen
Intelligente Dokumentenerkennung
Klassifikation und Extraktion relevanter Inhalte mit BluDelta
Prozesssteuerung mit EMMA
Orchestrierung der gesamten Verarbeitung inklusive Prüf- und Freigabelogik
Systemintegration
Übergabe der Daten an Fachanwendungen, ERP- oder DMS-Systeme
Einführung, Stabilisierung und Weiterentwicklung
Begleitung der Fachbereiche und kontinuierliche Optimierung der Prozesse

Workflow-Optimierung

Effiziente Workflows sind die Grundlage für reibungslose Abläufe, kurze Durchlaufzeiten und klare Verantwortlichkeiten. In der Praxis sind Prozesse jedoch häufig historisch gewachsen, unnötig komplex oder nicht eindeutig definiert.

Im Rahmen der Workflow-Optimierung analysieren wir bestehende Abläufe ganzheitlich – von der Schnittstelle zwischen Fachbereichen bis zur systemseitigen Umsetzung. Ziel ist es, Prozesse zu vereinfachen, Transparenz zu schaffen und Medienbrüche sowie Doppelarbeiten zu reduzieren.

Auf Basis der Analyse entwickeln wir strukturierte, nachvollziehbare Workflows mit klaren Rollen, Zuständigkeiten und Entscheidungspunkten. Dabei berücksichtigen wir sowohl organisatorische als auch technische Aspekte und sorgen dafür, dass optimierte Abläufe realistisch umsetzbar und im Arbeitsalltag tragfähig sind.

Die Umsetzung erfolgt schrittweise und in enger Abstimmung mit den beteiligten Fachbereichen. So stellen wir sicher, dass neue Workflows nicht nur auf dem Papier funktionieren, sondern nachhaltig in der Organisation verankert werden.

Unsere Leistungen im Bereich Workflow-Optimierung:

Analyse bestehender Abläufe
Identifikation von Engpässen, Medienbrüchen und Optimierungspotenzialen
Neugestaltung und Standardisierung
Entwicklung klar strukturierter und nachvollziehbarer Workflows
Abstimmung mit Organisation und IT
Berücksichtigung von Rollen, Verantwortlichkeiten und Systemlandschaften
Begleitung der Umsetzung
Unterstützung bei Einführung, Dokumentation und Etablierung im Tagesgeschäft
Überprüfung und Weiterentwicklung
Kontinuierliche Optimierung auf Basis von Erfahrungen und Kennzahlen

Telefonservice

Der telefonische Kontakt ist für viele Unternehmen ein zentraler Kommunikationskanal. Gleichzeitig binden eingehende Anrufe häufig wertvolle Ressourcen, führen zu Unterbrechungen im Arbeitsalltag oder bleiben außerhalb der Geschäftszeiten unbeantwortet.

Im Rahmen unseres Telefonservices unterstützen wir Sie bei der strukturierten Entlastung Ihrer Organisation. Telefonische Anfragen werden zuverlässig entgegengenommen, vorqualifiziert und – je nach Bedarf – dokumentiert oder an die zuständigen Stellen weitergeleitet.

Digitale Assistenzlösungen übernehmen standardisierte Aufgaben wie Begrüßung, Abfrage von Anliegen, Terminvereinbarungen oder einfache Auskünfte. Komplexe oder persönliche Anliegen können gezielt an Mitarbeitende übergeben werden. So stellen wir eine durchgängige Erreichbarkeit sicher, ohne interne Abläufe unnötig zu belasten.

Der Telefonservice wird individuell an Ihre Prozesse, Zielgruppen und Servicezeiten angepasst und lässt sich nahtlos in bestehende Kommunikations- und Systemlandschaften integrieren.

Unsere Leistungen im Bereich Telefonservice:

Analyse des Anrufaufkommens
Bewertung von Volumen, Zeiten und typischen Anliegen
Konzeption eines strukturierten Telefonservices
Definition von Abläufen, Eskalationen und Übergaben
Digitale Assistenz und Vorqualifizierung
Automatisierte Annahme und strukturierte Erfassung von Anliegen
Integration in bestehende Systeme
Übergabe von Informationen an CRM-, Ticket- oder Termin-Systeme
Betrieb und Weiterentwicklung
Überwachung der Servicequalität und kontinuierliche Optimierung

Change Management

Veränderungen in Prozessen, Systemen oder Arbeitsweisen wirken sich immer auch auf die Mitarbeitenden aus. Ohne eine gezielte Begleitung führen neue Lösungen häufig zu Unsicherheiten, Widerständen oder ineffizienter Nutzung.

Im Rahmen unseres Change Managements unterstützen wir Unternehmen dabei, Veränderungen strukturiert und nachvollziehbar umzusetzen. Ziel ist es, Transparenz zu schaffen, Mitarbeitende frühzeitig einzubinden und neue Arbeitsweisen nachhaltig im Alltag zu verankern.

Wir begleiten Veränderungsprozesse von der Vorbereitung über die Einführung bis zur Stabilisierung im laufenden Betrieb. Dabei legen wir Wert auf klare Kommunikation, verständliche Schulungen und praxisnahe Unterstützung der Fachbereiche. Veränderungen sollen nicht überfordern, sondern schrittweise und kontrolliert umgesetzt werden.

Change Management verstehen wir dabei nicht als separates Projekt, sondern als festen Bestandteil von Digitalisierungs-, Automatisierungs- und Optimierungsvorhaben.

Unsere Leistungen im Bereich Change Management:

Analyse der Ausgangssituation
Bewertung von Rollen, Betroffenheiten und organisatorischen Rahmenbedingungen
Strukturierte Begleitung von Veränderungen
Planung und Umsetzung geeigneter Maßnahmen zur Einführung neuer Prozesse und Systeme
Kommunikation und Schulung
Verständliche Vermittlung von Zielen, Nutzen und neuen Arbeitsweisen
Unterstützung der Fachbereiche
Begleitung im Tagesgeschäft während der Umstellungsphase
Stabilisierung und Nachsteuerung
Sicherstellung der nachhaltigen Nutzung und kontinuierlichen Verbesserung

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